GED De la gestion électronique de documents à la gestion de contenu de l'entrepriseGED

De la gestion électronique de documents à la gestion de contenu de l’entreprise


Définition

La GED (gestion électronique des documents) ou GEIDE (Gestion électronique des informations et des documents de l’entreprise) peut être définie comme l’ensemble : « des techniques qui permettent de gérer les flux de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. »

 

Une application informatique, un « outil »

Faisons un petit tour dans le monde des technologies de l’information (IT). L’outil GED est un EDM (Electronic Document Management). Il fait partie d’une famille plus large, les ECM (Entreprise Content Management). Dans cette famille, on retrouve aussi le CMS (Content Management System), l’ERP (Entreprise Resource Planning), les logiciels collaboratifs, de bureautique, de messagerie et les portails, et les DAM (Digital Asset Management). L’EDM est la «gestion informatisée d’un ensemble de documents dont les fonctionnalités concourent à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement des documents» en assurant:

  • l’intégration (acquisition/conversion/compression) de documents issus de sources diverses (clavier, stylo, caméra, téléphone, micro, télécopie)
  • l’identification (indexation) de ces documents
  • leur archivage (stockage)
  • leur restitution (consultation)
  • leur administration (diffusion et supervision)
  • et leur sécurité (physique et niveaux de confidentialité)

 

Bénéfices

  • Centralisation de vos documents dans une solution unique et sécurisée.
  • Accès simplifié à l’information.
  • Recherche aisée et rapide de l’information.
  • Amélioration de votre productivité et de la validation de vos documents .
  • Sécurité accrue de l’accès aux documents, des envois et de leurs impressions.
  • Sauvegarde numérique de vos documents.
  • Réduction des impressions papier.
  • Gain d’espace physique par la réduction des pièces d’archivage.

 Un des bénéfices les plus importants est le gain de temps !

Mettre en place un système de gestion électronique documentaire permet donc d’améliorer la productivité de l’entreprise. La gestion électronique documentaire est un réel outil stratégique pour une entreprise.